Unelmana tiedolla johdetut tapahtumakaupungit

Tiedolla johtaminen on ollut trendi kaupungeissa jo pidemmän aikaa. Koska kaupungit toimivat verovaroilla, on Suomessa nähty tärkeäksi, että kaupunkeja johdetaan tiedolla: päätöksenteko ei saa perustua mutuun. Myös digitaalisuus ja sen mukanaan tuoma tiedon lisääntyminen, helppo saatavuus ja jaettavuus on lisännyt tarvetta tiedolla johtamiseen.

Tapahtumatutkimus ja -tieto ovat lisääntyneet merkittävästi tällä vuosituhannella. Tiedon lisääntyessä myös ymmärrys tapahtumien merkityksestä kaupungeille on vahvistunut. Samalla tapahtumamäärien kasvu on lisännyt tarvetta tapahtumien johtamiselle kaupungeissa. Pelkkä koordinaatio ei enää riitä, tarvitaan myös tulevaisuuden ja infran suunnittelua, strategisointia ja johtamista. 

Tapahtumilla on valtava vaikutus siihen, millaisena kaupungit nähdään ja mistä asioista ne tunnetaan. Siksi tapahtumatoiminnan johtaminen ja erityisesti tiedolla johtaminen tulisi ottaa jokaisessa isommassa kaupungissa tarkasteluun. Ilman johtamista laaja-alainen tapahtumien kokonaisuus jää hahmottumatta, ja merkittävä osa nykyaikaisen kaupungin elämää tuottavien palvelujen tietopohjasta jää pirstaleiseksi.

Tapahtuma-ala toiminnassa kaupungissa. Tapahtumat tarvitsevat venueita ja ammattilaisia. Tapahtumat tuovat ihmiset kaupunkiin kuluttamaan erilaisia palveluita. Lähde: TEM, Tapahtuma-alan toimialamääritys ja yhteydet kaupunkikehittämiseen.

Pistemäisestä tiedosta kokonaisuuden strategiseen hallintaan

Vaikka tapahtumista tehtävä tutkimus on lisääntynyt, tapahtumatoimintaa tarkastellaan edelleen helposti vain yksittäisinä tapahtumina, ei laaja-alaisena kokonaisuutena, joka pitää sisällään kaikki eri tapahtumalajit. Pelkästään yhden viikon aikana kaupungeissa toteutuu paljon erilaisia tapahtumia: muun muassa monenlaisia konsertteja, urheilun sarjojen ja liigojen otteluita, museoiden ja gallerioiden näyttelyitä, uskonnollisia tapahtumia ja tilaisuuksia, teattereiden ja elokuvateattereiden esityksiä sekä erilaisia yksityisiä kohtaamisia kuten yritysten tapahtumia ja yksityisiä juhlia kuten häitä ja syntymäpäiviä. Tästä laajasta tapahtumien kokonaisuudesta ei saada johdettavaa kokonaiskuvaa tarkastelemalla vain yksittäisiä tapahtumia. Tapahtuma-ala on tunnistettu valtakunnallisesti, mutta alueellisesti tapahtumateollisuuden ja sen vaikutusten tunnistamisessa on vielä paljon työtä tehtäväksi. 

Kaupungeissa tehtävässä tapahtumatutkimuksessa ja tiedon tuotannossa tulisikin pyrkiä seuraavalle tasolle, eli tarkastelemaan yksittäisten tapahtumien sijaan kaupungeissa tapahtuvan koko tapahtumatoimialan vaikutuksia ja merkitystä. Suomalainen yhteiskunta elää palvelualoista ja tapahtumatoiminta tuo palvelujen käyttäjiä kaupunkeihin. Siksi on enemmän kuin tärkeää tunnistaa mikä ihmisiä liikuttaa, ja johtaa tätä laaja-alaista taloudellista, sosiaalista ja markkinoinnillista hyötyä tuottavaa kokonaisuutta tietoon perustuen.

”Suomalainen yhteiskunta elää palvelualoista ja tapahtumatoiminta tuo palvelujen käyttäjiä kaupunkeihin.”

Pirstaloitunutta tietoa on mahdoton hyödyntää

Mikäli tapahtumatoimintaa ei tarkastella kokonaisuutena ja johdeta yhteen tiedolla, tieto pirstaloituu eri sektoreille: kulttuuritapahtumat ja kulttuurilaitokset omistavat toimintansa tiedot, urheilutapahtumat ja urheilun tapahtumatilat tietävät omat tietonsa, kokous- messu- ja kongressikeskukset omistavat omat tietonsa ja kaupunkien vetovoimatapahtumien tiedot tunnistetaan tapahtumakohtaisesti. 

Kun tietoa ei koosteta vaan sitä käsitellään paloissa, kokonaiskuvaa ei synny eikä tiedolla johtaminen toteudu. Erilaiset ihmisiä yhteenkokoavat tapahtumasisällöt ja -muodot tulee tunnistaa tapahtumiksi. Tietoa näistä erilaisista tapahtumista tulee koostaa yhteen, jalostaa ja kehittää, jotta ihmisiä liikuttavaa ja palvelualoja ruokkivaa tapahtumallisuutta kyetään johtamaan, kasvattamaan ja ohjaamaan haluttuihin kehityssuuntiin.

Tapahtumien kivijalka. Kaupunkien tapahtumallisuus koostuu pistemäisistä tapahtumista ja viikoittain toistuvista kivijalkatapahtumista. Lähde: TEM, Tapahtuma-alan toimialamääritys ja yhteydet kaupunkikehittämiseen.

Nykyaikainen kaupunki tarvitsee tapahtumajohtamista

Nykyaikaisten kaupunkien eli sote-uudistuksen jälkeisten kaupunkien uusi tehtävä on vastata hyvinvoinnista, sivistyksestä ja elinvoimasta. Nämä nykyisten kaupunkien vastuulla olevat asiat kytkeytyvät suoraan ihmisten kohtaamiseen ja siitä syntyvään monialaiseen toimintaan, jota voidaan laajasti tarkasteltuna myös tapahtumatoiminnaksi kutsua.

Kun puhutaan tiedolla johtamisesta, keskitytään helposti enemmän tietoon. Oma mielipiteeni kuitenkin on, että johtamisen tulisi olla tiedolla johtamisen keskiössä. Tapahtumatoiminta on kaupungeissa muihin toimialoihin verrattuna varsin nuori toiminto. Kaupunkien tapahtumatoiminnot ovat pääosin kasvaneet kaupunkien tapahtumien tuottamisesta ja koordinoinnista, eli taustalla ei ole vahvaa johtamisen perinnettä, vaan konkretiaan keskittynyttä tapahtumatoiminnan mahdollistamista ja toteuttamista. Tapahtumajohtamisen tuleekin kaupungeissa nousta selkeäksi johtamistehtäväksi, jossa tapahtumien pistemäisestä tarkastelusta siirrytään kohti kokonaisvaltaisen tapahtumatoiminnan tuntemista ja johtamista.

”Tapahtumajohtamisen tuleekin kaupungeissa nousta selkeäksi johtamistehtäväksi, jossa tapahtumien pistemäisestä tarkastelusta siirrytään kohti kokonaisvaltaisen tapahtumatoiminnan tuntemista ja johtamista.”